國際幹部會議行前準備經驗分享

再過幾天，今年準備去參與國際幹部會議的夥伴就要啟程了，有的人感覺到很興奮，畢竟是第一次出門參加國際會議，來問我這位參與五次海外會議的老骨頭到底要在行前準備些什麼，就這樣開啟了分享的這一篇文章的念頭。

關照自已 做足準備

基本的行李就不用多談拉，每一次的出門得自己學會關照自已。溫度、天氣、濕度等基本資料，上網很方便，請做足基本功課，該帶的衣物、藥物、金錢、網路請自行提早準備，水土不服得學會自己調整。提醒大家的只有要記得帶具有紀念價值的台灣結緣品及交換禮物（不知道今年有沒有），金額不必高、數量超過二十份（約一個小隊的數量）且有紀念意義及台灣特色的，可以上網去找，自行製作更好，但就是衡量時間的考量（特別是因為兒夏已經忙得焦頭爛額的各位幹部），如何跟大夥接心就要看你的用心拉。

除了物質的東西之外，更主要是跟大家分享心態上的準備與調整。

我想分成三點跟大家分享

設定目標 珍惜時間

每一次會議時間扣除掉飛航及旅遊時間外，大會時間大約就五天左右，扣除掉睡眠、靜態課程典禮、中華團表演練習時間，其實能夠認識海外夥伴的時間應該掐指可數，時間消逝的速度非你可以想像，所以更是應該懂得時間規劃及目標設定才能更有效的運用時間。

在佛法上我們說到珍惜當下，在經濟學上我們稱之為機會成本。這一次的旅程中，除了旅費及時間的付出外，還有得放棄賺錢的機會及能夠做的事情，因此我們更應該讓這一趟的行程更是物超所值。所以每一次的會議參與前，我都幫自己設定一些目標，有了目標才知道該用什麼方法達成。

譬如設下認識海外的青年三十位，與三位以上海外的分團團長交流團務的經驗等目標，這樣的設定會幫助自己珍惜每一分秒的時間，尋找可以交流的時間（如用餐、下課等），也才能夠督促自己離開習慣的中華團圈。特別這一次又是來到「英文體系」的國家，很多不敢說英文的夥伴別習慣把自己放在中文的圈子內。

把握每一次得來不易的機會，與一期一會的夥伴及課程進行學習，「活動的價值並不在於活動的安排，而是在與自己的積極態度」，就如同華嚴經所說「心如畫工師，能畫種種物」，「心」才能決定一切。

主動承擔  獲取經驗  

能夠在國際會議上有機會獲得獨一無二上台經驗，我想除了你本身是非常優秀的幹部承擔主持人、講師等工作外，再者就是擔任青年會報的分享者，然而這樣的機會實屬非常非常難得。所以能有任何機會能夠承擔工作時，都建議大家能夠勇敢的接下，盡情地與海外的青年合作交流。如果以上兩者皆沒有，那還有一個機會，就是擔任分組座談的上台分享者。

為什麼會建議大家勇敢的接下工作，是因為在台灣的青年會議上較不容易有與海外青年有工作上的合作經驗。在台灣的國際會議，因為中華團人才濟濟，除了英文執行官、主持人及翻譯組之外，其餘的工作組別通常都由中華的夥伴全包，而海外因為人才招募的不易，通常由該洲所有分團的幹部一起合作，故這是另一項難得的學習經驗。

在合作中過程中能看到海外的青年他們的自信、表達、創意與想法等不同特質外，也學習到海外的青年在資源較不足的狀態下，是如何的應變與調整，如何與常住、佛光爸媽的互動與支援，同時間才能感受到珍惜台灣得來不易的資源。或許過去的我曾有多次與海外青年的合作與互動，更加體會到海外國際會議在經費及人力不足的狀況下，能圓滿活動的實屬不易，故建議大家能夠從這次的海外行多觀察與體驗身旁的種種一切，才能看到不同於台灣的種種感受。

打開眼界  享受當下

這次的南非行，也許是你這一輩子唯一去南非的一次機會，那應該要怎麼樣的運用，當然是做足功課，盡情的享受當地的食物、文化、人文的體驗。在出發前，我必然會去研究當地必吃的食物、文化差異、人文風情等等的事物，到了當地才有辦法感受到書及網路上所說的是否屬實及真實的體驗，也才能體會因為地理位置及歷史演變出來的環境及故事，享受真正的讀萬卷書不如行萬里路的道理。如果沒有做足功課，既使到了當地，便無法知道更多的知識，也可惜了與當地青年進行文化交流的請教，那不就可惜了這一次的機會嗎？「每次的機會都是難遭難遇，得要學會把握當下的機緣。」

分享上次的馬來西亞行，在活動前我就會把我們會去的地點先查過，再把馬來西亞的幾個大城市的位置分佈，同時也把各個城市、景點的特色名產及該國的人種、文化、國際間的印象都先做了功課。這樣的好處有二：第一當你在活動中，遇到該城市的青年時，就能夠找到話題可以互動交流學習，就像大馬的2020計劃，就能知道當地人的真實反應。第二也能夠創造親切感及好的印象，同時在到該區時，體驗時才會更有印象。


珍惜與創造

跟大家分享累積多次的經驗談，希望對於這次可以前往南非的夥伴能有一點點的方向與幫助，深刻地體會到參與機會得來不易，更應該要懂得「珍惜與創造」，敞開心胸開創與享受這一次獨一無二的經驗，祝福大家能有一個平安且豐富學習之旅。